Corona in der Fächerstadt Corona-Pandemie beutelt Ordnungs- und Bürgeramt in Karlsruhe

Überprüfung & Neuausrichtung der Arbeitsabläufe

Schon seit längerer Zeit laufen beim städtischen Ordnungs- und Bürgeramt (OA) die Überprüfung und Neuausrichtung der Arbeitsabläufe im Bürgerbüro. Ziel ist eine weitere Optimierung und Vereinfachung, teilt die Stadt Karlsruhe mit.

Die Einrichtung/Inbetriebnahme einer sogenannten „Expresshalle“ ist eine daraus entstandene Maßnahme, die momentan noch in der Erprobungsphase ist. Geplant ist, dass in diesem Bereich zeitlich kurze Anliegen auch ohne vorherige Terminvereinbarung erledigt werden können.

Viele Abteilungen von personellen Ausfällen betroffen

Auch die „Ukraine-Hotline“ unter der Rufnummer 0721/133-3333 wird vom Ordnungsamt „gestemmt“. Hier ist ein Sprachdialogsystem im Einsatz, das bereits bei der Corona-Hotline erfolgreich arbeitet. Vorteil ist die durchgängige Erreichbarkeit. Informationen können somit rund um die Uhr abgehört werden. Persönlich sind die Mitarbeitenden montags bis freitags von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr erreichbar.

Doch die Corona-Pandemie verschont auch das städtische Ordnungs- und Bürgeramt (OA) nicht. Wie das OA mitteilt, sind mittlerweile fast alle Abteilungen der Dienststelle von personellen Ausfällen betroffen. Dies verschärft vor allem die Situation in den Bürgerbüros – am deutlichsten bei den ohnehin stark nachgefragten Terminen.

Beschäftigte anderer Dienststellen unterstützen

Die kontinuierliche Abarbeitung der in den beiden letzten Jahren „aufgelaufenen Bugwelle“ an nicht beantragten Ausweisdokumenten, die in den nächsten Wochen intensiv weiter vorangebracht werden sollte, wurde zudem unterbrochen durch die große Anzahl Geflüchteter, die im Bürgerbüro vorsprechen und vor allem aus humanitären Gründen mit hoher Priorität behandelt werden.

Um die Anliegen aller Bürgerinnen und Bürger dennoch weitestgehend bedienen zu können, unterstützen Beschäftigte des gesamten OA die verschiedenen Fachbereiche des Bürgerbüros. Dadurch sollen die notwendigen Terminkapazitäten erhalten werden.

Nicht ganz ausschließen will das OA allerdings, dass es deshalb in anderen Bereichen der Dienststelle zu einer gewissen Minderung des Servicelevels kommt. Auch Mitarbeitende von anderen städtischen Dienststellen und kurzfristig eingestellte Beschäftigte sowie studentische Hilfskräfte unterstützen derzeit das OA, wird informiert.

Gesetzliche Pflichtaufgaben nehmen keine Rücksicht

„Die notwendigen bürokratischen Schritte, die für ein Ankommen der geflüchteten Menschen in unserer Gesellschaft unabdingbar sind, können nicht aufgeschoben werden – allerdings dürfen diese über uns alle hereingebrochenen Aufgaben auch nicht dazu führen, dass die Anliegen der Karlsruher Bevölkerung darunter leiden“, weist Bürgermeister Dr. Albert Käuflein auf die schwierige Aufgabe hin, die das OA derzeit leisten muss.

Bei alldem dürfe aber auch nicht vergessen werden, dass gesetzliche Pflichtaufgaben des OA weder auf personelle Ausfälle noch auf zusätzliche Aufgaben Rücksicht nehmen, wie sie eine europaweite Pandemie oder auch eine notwendige Aufnahme von Flüchtlingen mit sich bringen.

Ein weiteres kommt hinzu: Findet die Aufgabenerledigung – wie etwa der bundesweit seit langem geplante und terminlich nicht verschiebbare Zensus 2022 – nicht mit der erforderlichen Sorgfalt und Qualität statt, könnten der Stadt erhebliche finanzielle Nachteile entstehen. Das OA hat zu gewährleisten, dass neben der zeitnahen Bearbeitung der Anliegen der Ukraine-Flüchtlinge und der Abarbeitung der Terminrückstände bei der Beantragung von Ausweisdokumenten für die Bevölkerung auch die anderen, wichtigen Pflichtaufgaben nicht unbearbeitet bleiben.

Termine werden zu 25 Prozent nicht wahrgenommen

„Klar ist aber, dass bei einer reduzierten Stammbelegschaft auch noch so gut organisierte Ersatzkräfte nicht alles zu 100 Prozent auffangen können“, bittet Käuflein die betroffenen Bürgerinnen und Bürger um Verständnis und Geduld – und auch um etwas Mitwirkung: „Helfen kann schon, wenn gebuchte Termine, die aus individuellen Gründen nicht wahrgenommen werden können, beim OA abgesagt werden.

Dann kann ein solcher Termin jemand anderem zur Verfügung gestellt werden“, spricht Käuflein die relativ hohe Ausfallquote bei Terminen von rund 25 Prozent an. Verursacht von Menschen, die ihren gebuchten Termin nicht wahrnehmen, aber nicht stornieren. Solche Termine könnten – bei rechtzeitiger Absage – kurzfristig telefonisch an diejenigen vermittelt werden, die beim OA als Notfälle registriert sind.

„Trotz aller Widrigkeiten und Unwägbarkeiten arbeitet das Ordnungsamt mit großem Engagement daran, dass die aktuellen Rückstände ebenso wie die langen Terminwartezeiten so schnell als möglich der Vergangenheit angehören“, fasst Käuflein die Zielrichtung des OA abschließend zusammen.